我們是否反思過：日常工作中的數據分析和表格編制的工作量真有那么大嗎？有沒有存在“沒有困難，制造困難也要上”的情形？我們的表格從字段設置、行列布局到數據格式設置，還有數據分析流程、自己的Excel操作習慣，這其中各個環節存在什么問題沒？有沒有可優化的地方？重慶東銀控股集團貴州黔西石橋煤業有限公司財務總監羅惠民，就是一位“骨灰級”Excel達人，擅長摸索Excel的強大功能來提升工作效率。
提升數據處理效率
羅惠民直言，現在很多財務人已學會使用的功能也許不到Excel功能的20%。平時使用得較多一點的Excel功能有：常用函數、篩選、排序、匯總、數據透.視、條件格式、數據有效性等等；其實，還有冷門一點的功能如定位、合并計算、模擬分析、單變量求解；高端一點的還有可以用來編寫各種應用的VBA。先不說這些功能真正會應用的有多少，至少應該要知道Excel有這些功能，它們能做什么。“只有對Excel強大的功能有所了解，才會在遇到問題的時候，首先想到用這些功能去解決問題，而不是傻乎乎地采用手工方法。”羅惠民建議，可以看幫助、搜帖子，有需求就有學習的動力，通過自我學習解決了問題，工作效率大幅提高，就會進一步提高學習的興趣。
在了解了Excel的強大功能后，如果不進行持續深入的學習，同樣無法掌握其基本的功能用法和實用技巧。數據處理效率低下還有一個重要的原因：滿足于當前的解決方案，如果做表格時覺得數據處理效率不高、重復工作量大，請先別忙著埋頭苦干，想一想，方法是不是錯了？如果沒錯，那此方法是不是最優的？是不是該向“谷哥”、“度娘”尋求更佳的解決方案？
羅惠民認為，大部分財務人員對Excel的強大有足夠的認識，也掌握了一些常用的功能，但是，由于缺乏對這些功能的靈活運用，操作效率依然不高。比如查找替換是Excel最常見的功能之一，但大部分人對其認識也僅限于簡單的查找替換。實際上查找替換可實現很多功能，利用好了可大大提高操作效率。
不會靈活運用的另外一個表現就是在表格制作的思路上，羅惠民舉例，比如每個月填報的報表大部分都是相同的，如合同匯總表、月度經營分析。這些報表都是對數據進行分析加工分析后填報的，要分析的數據每個月的表格格式都是一樣的，可以通過編制公式、結合規范性的工作表命名、查找替換功能來翻新這些報表：只要將上月的報表復制一份，將基礎數據放到指定的文件夾，通過查找替換來批量修改公式引用的表格就可實現本月報表的統計分析，省卻了大量重復勞動，極大地提高工作效率。
“Excel數據處理工作中還潛伏著一個無形殺手，就是不良的操作習慣。”羅惠民特別強調，部分財務人員由于Excel知識缺乏，遇到問題只有使用笨辦法來解決，久而久之，養成了不好的操作習慣，而這些習慣甚至又進一步給數據處理造成了障礙。他又舉例道，在清單型的表格中習慣性地使用多行表頭、斜線表頭、合并單元格等等，習慣性地在清單型表格內插入小計行，而這些不良的操作習慣給后期的數據處理帶來很大的障礙，極大影響了數據處理效率。
“Excel要充分發揮其強大的數據分析功能有一個基本前提：表格設計合理和數據錄入規范。這就要求我們使用Excel時要具備良好的數據管理理念。”羅惠民進一步解釋，數據管理理念是金字塔的塔底，中間是表格設計規范，塔尖才是基本操作及函數、VBA。如果沒有良好的數據管理理念和操作習慣，一味去追求學習操作技巧和復雜的公式，往往導致空有理論卻無法施展。沙地上是蓋不起高樓的，初學者不要熱衷于技巧而忽略了表格設計基本規范。
遵循Excel六大原則
使用Excel表格的目的就是對基礎數據進行加工分析后，整理出需要的信息，然后制作出報表，提交給信息的最終使用者。數據量較大時，各環節中，最關鍵、最復雜，甚至直接決定最終報表質量的就是數據處理環節，因而，進行Excel表格設計時就要一切以數據加工為中心，始終以“為數據加工服務”為原則。基于此，羅惠民強調在Excel表格設計時要遵循六大原則。
在實際工作中，要有良好的數據管理理念，先根據數據量的大小確定需要使用哪些類別的表格，然后根據表格的用途確定表格的類型，最后再確定各類表格的整體結構、布局。清單型表格的結構取決于數據的類型和復雜性，一定要結構簡單、邏輯清晰、無冗余數據、以方便數據加工為原則；報表型表格以用戶需求為原則，在清晰直觀地反映信息的基礎上，適當考慮報表使用者的習慣；其他型表格要以實用、效率為原則。
“在設計表格時要問自己：此表是用于存儲數據還是作為報表輸出。如果用于存儲基礎數據，那么數據的格式、表格的結構和格式一定要有利于數據的加工分析，凡是不利于數據加工分析的結構和格式一律要摒棄。如果是報表輸出則不必講究，只要結構清晰、格式美觀、直觀地反映數據即可。”
堅持一致性原則是要求表格內、表格之間的字段名稱、數據類型、表格結構格式等要保持一致。具體來講有三個基本要求：同物同名稱、同表同格式、同列同格式。
名稱規范、格式規范是要遵循的第三個原則。表格中的各類數據使用規范的格式，數字就使用常規或數值型的格式，而不應使用文本型的格式。日期型數據不能輸入20140106、2014.1.6、14.1.6等不規范的格式。否則在有日期型單元格進行運算時，將影響數據的加工處理，比如，數字使用文本格式，使用SUM函數求和時就把它視為字符串，求和結果為零。日期型數據輸入類似“2014.1.6”就無法統計日期相隔天數，在使用透.視表時無法對日期按月、季、年進行分組。
羅惠民還談到，有些時候，數據的來源不是手工輸入，而是從其他系統導出，比如ERP系統、網銀，這些系統導出的數據可能并不規范，比如數字是文本格式、數字后有空格、不可見字符，這時就需要按規范性原則轉換成標準的數據。
同一事項數據放在同一工作表、同一類型的工作表放在同一個工作簿、同一類工作簿放置在同一文件夾。“只有在數據錄入時貫徹整體性原則，在統計分析數據、編輯修改公式時才會得心應手，不必為數據的移動、合并、無法批量修改公式而煩惱。”
此外，還要遵循可擴展性原則，主要體現在編輯公式要有良好的可擴展性。“我們在編輯公式時，應考慮其擴展性，這樣才能快速提高數據分析效率。編制公式時，單元格引用時應正確使用相對引用、絕對引用、混合引用，以便使用鼠標拖拉填充柄填充公式。”
對清單型表格使用公式或數據透.視表進行統計分析時，羅惠民建議將清單型表格設為列表（表格），這樣當添加新記錄時公式或透.視表可自動將新增的記錄包含進去，不必再手動修改公式的引用范圍。
“使用Excel處理數據時一定要注意數據的安全，否則輕則導致數據丟失，一切都要從頭再來，重則造成數據錄入錯誤、分析結果不正確，給公司帶來經濟損失，也影響自己的職業前途。”羅惠民特別強調要注意數據的安全。比如，要分發的表格一定要注意保護工作表，僅允許其他用戶修改可以修改的單元格；如果引用了其他工作簿的數據，在不需要鏈接時就應斷開鏈接，以免源表格被刪.除或移動后，造成本表數據丟失；斷開鏈接的方法是點擊【數據】選項卡→編輯鏈接→在彈出的“編輯鏈接”對話框點擊右側的“斷開鏈接” 按鈕。
養成定期備份數據的習慣非常重要，羅惠民笑談，“如果你發生過因表格損壞或因誤操作而將原表格替換掉，導致辛苦幾天做出來的表格眨眼間灰飛煙滅的悲劇，體會過那痛徹心扉的懊悔，你應該知道這習慣是多么的重要和必要。”
除了保證數據安全不丟失之外，還要注意公司和個人信息的安全。不注意保護信息安全，可能會給公司和個人帶來無可挽回的損失。“表格在對外發布之前，一定要檢查有無敏感數據、有無不能提供的數據未刪.除。這些數據可能在隱藏的行列中、也可能在隱藏的工作表中。”
羅惠民強調，關于信息安全，需要特別提醒的是，透.視表是會隱藏明細數據的，即使已經將源文件刪.除。因而，在對外發送帶有數據透.視表的表格時一定要注意透.視表的源文件是否有敏感數據，如果有敏感數據，建議將透.視表轉換為普通的表格，再對外發送。
財務分析圖表實戰經驗
“工欲善其事，必先利其器”，有著豐富Excel使用技巧的羅惠民總結了很多實戰經驗。他建議，要善用輔助表格來簡化圖表的制作。輔助表格就是將原數據表進行轉換或添加相應的輔助數據，來簡化圖表的制作。一些圖表如果不使用輔助行列就很難繪制出來，比如價差量差分析圖、各因素影響分析圖、材料進銷存對比圖等等。
還可以根據需要適當地設定垂直軸刻度適合的最大值、最小值，以突出或弱化數據的變化、對比，讓圖表來證明、強化財務分析的論點。與之類似，可以將圖表壓扁、拉窄，以突出或弱化數據的變化和對比。圖表的網格線應細、顏色要淡，有時甚至可取消。垂直軸可取消，只標注刻度，如果有數據標簽，也可以不要垂直（值）軸。
此外，圖表應盡量簡化，在不影響圖表閱讀和理解的前提下，能刪.除的圖表元素盡量刪.除。“圖表可適當地美化，但注意不能美化過度，要避免花哨，要突出數據本身，而不是圖表。因而不必使用圖片來美化圖表，除非更有助于理解數據的本質。”
羅惠民指出，如非必要，盡量不要使用立體圖，因為立體圖設置不當可能會給人視覺上的錯覺，引發讀者對數據的誤讀，除非是有意識地要達到這種效果。如果各項目間不是為了比較，或突出特定項目，數據系列的顏色可采用同一顏色。比如各項目的銷售收入，可使用同一顏色，而不必使用不同顏色。
“為了便于閱讀，可考慮直接標注折線圖的各條折線，從而將注意力集中在比較圖形上。條形圖最好按大小順序進行排列，因為這樣讓各項目的大小比較更直觀，而且從視覺效果上來看，更美觀。”羅惠民還介紹道，當需要多維度分析或展示數據時盡量使用動態圖表，以簡化圖表的制作，也更方便展示。系列數據差異較大時，應該使用次坐標。如果使用同一垂直坐標，將無法看出銷售價格的變化，使用次坐標就可圓滿地解決此問題。
